会議室の有効活用で賢く経費削減

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貸し会議室の選び方とは

あっと言わせる会議室の選び方

チームや課単位での小規模の会議なら、多少の手配ミスにも対応できますが、全国から集まる場合は、準備をきちんとしなければ、当日混乱を招く可能性もあります。
特に外部から講師や人を招く場合は、不快な気分にさせかねません。
貸し会議室を選ぶ際、最も重要なのは収容可能人数でしょう。
利用人数に対して部屋が広すぎても狭すぎても集中力を欠きます。
追加で机やいすを使う場合は料金が発生することもありますので、ある程度人数を確定しておきましょう。

他にも駅からのアクセスや、遠方からの参加者がいる場合には、周辺の宿泊施設の有無も大切です。
最後に必要な備品の有無、持ち込みやレンタルの可否、食事やケータリングは利用目的に応じて確認しましょう。
女性が多い場合には化粧室が清潔かどうかも見落としてはなりません。
そして集中して話し合える環境作りのために、空調設備が集中管理ではなく各会議室で調節できるかどうかもポイントです。

大切な会議でトラブルにならない為には?

会議室は試験、懇親会、飲食を伴う形まで多くの使い方ができます。
社内なら忘れ物やトラブルにも対応できますが、社外では限度がありますので、万全な準備の上で当日を迎えたいものです。
比較的多いトラブルは、プロジェクターなどの機器類でしょう。
PCとの相性やマイクの混線など、前日まで問題が無かったのに当日になって不具合が出ることはよくあります。
操作に不慣れな人たちで進行する場合は、コーディネーターが常駐していてサポートを頼める会場選びをしましょう。

他にも当日配布する資料が届かなかったり、不足する場合もあります。
予め会場に預けられれば安心ですし、コピー機が使えたり会社とやりとりができるようFAXも使えるとさらに安心です。
費用面でも注意が必要です。
料金の安さだけにとびつくと、アクセスの悪さや使える備品が少ないなど、何か理由がある場合が多いものです。
申込み時には規約などをきちんと確認しましょう。


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