会議室の有効活用で賢く経費削減

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会議室を借りるという選択肢について

その会議は本当に必要?

日本人は何かと会議やミーティングと称して社員を集めがちです。
日本の多くの企業では多かれ少なかれ、緊急性や必要性の高くない会議が行われているものです。

営業部などでは月初に全国の支社長や店長を集めて、前月の売上報告や次月の目標設定などを話し合う企業も少なくないでしょう。
一日がかりで会議に参加し、一人ずつ順番に前月の反省と次月の営業活動の報告をしていく形もありますよね。
自分の番以外は神妙な面持ちで聞いているフリを続けるという、生産性の低い時間を過ごすことも意外と多いはずです。

もちろんその中には、クレーム案件のような情報共有など重要な項目も含まれているのでしょうが、会議に参加している間にも給料が発生します。
さらに営業活動を行えない分、機会損失に繋がり得ることを考えると、メールやFAX、電話など他の手段で済ませられる内容も意外と多いことを認識すべきでしょう。

会議にかかる諸費用とは?

会議で集まって、営業方針や販売戦略など意見を出しあうことには意味がありますが、その間にも給料が発生している為生産性の高い内容にする必要があります。
例えば年収400万円の社員の場合、時給は2000円程度と試算されます。
4、5時間の会議で10000円程のコストがかかるということになりますが、会議には役職者や役員クラスの社員が出席することもある為、数時間の会議でも人件費として何万円という経費がかかります。
他にも会議資料の配布に大量のコピー用紙やインクが必要です。
両面刷りにしても、人数や内容によっては相当枚数が必要でしょう。
また昼食をはさむ場合のお茶やお弁当の手配、他にも必要な備品を揃えるのに経費が必要です。
会議の内容を見直すのと同時に、会議の頻度や時間、また社内の備品の有無を確認してみると、意外と外部委託や貸し会議室の利用を検討した方がコスト減につながる場合も多いでしょう。


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